Elk appartementscomplex of huizencomplex heeft een bestuursplan (yönetim planı) voor de Vereniging van Eigenaren. Deze staat geregistreerd bij het Kadaster en kan opgevraagd worden. In dit bestuursplan staan de regels opgesteld voor onder andere het gebruik van gezamenlijke ruimtes, onafhankelijke eigen ruimtes (zoals, woningen of bedrijfspanden), algemene uitgaven en de rechten en plichten van de eigenaren en het bestuur. Deze regels kunnen door de leden van de Algemene Leden Vergadering worden aangepast.
Verplicht lid
Bij het verkrijgen van het eigendomsbewijs (de tapu) is het bestuursplan één van de wettelijk verplichte documenten. Veel kopers zijn niet op te hoogte van de aanwezigheid van dit document. Het komt daarom nog wel eens voor dat nieuwe kopers zelf schriftelijke regels opstellen, een nieuwe VVE oprichten en deze bij de notaris laten registreren om het complex te kunnen besturen. Dit is niet nodig en tevens niet rechtsgeldig. De eigenaren van de appartementen of de huizen van het betreffende complex zijn vanzelfsprekend en verplicht lid van de VVE.
Besluitenboek
De Vereniging van Eigenaren dient tenminste eenmaal per jaar bijeen te komen. Alle besluiten van de Vereniging dienen in een besluitboek te worden genoteerd. Voordat een besluitboek door de Vereniging kan worden gebruikt dienen alle pagina’s van het boek door een notaris te worden bekrachtigd. Het bestuur van de Vereniging is verantwoordelijk voor het bijhouden van het besluitenboek.
Het besluitenboek dient tijdens de vergadering, door de aanwezige eigenaren, getekend te worden. Het boek wordt eenmaal bekrachtigd en kan voor lange termijn worden gebruikt totdat alle pagina’s gebruikt zijn. Wanneer het boek vol is moet u een nieuw boek laten bekrachtigen bij de notaris. Sommige websites vermelden dat u elk jaar nieuwe boeken moet bekrachtigd maar dit soort informatie is volledig onjuist. Noch besluitboeken noch jaarboeken hoeft u maar één keer te bekrachtigen en kunt u blijven gebruiken tot deze helemaal vol zijn. Naast het besluitenboek zijn er ook boeken als inkomstenboek (gelir defteri), uitgavenboek (gider defteri), ook deze hoeft u maar één keer te bekrachtigen.
